撰文／陳芳毓
文章來源《經理人月刊》5月號
如何把工作做完 做對 做好？
工作愈做愈多？工時愈來愈長？
改善績效、簡化工作的祕訣，在於建立一個能夠自動改善問題的工作流程：PDCA。
透過計畫（Plan）、執行(Do)、檢核(Check)、行動(Action)四步驟，讓你想得周延，執行力與績效將大大提升！
※計畫多一點，做得少一點
常覺得工作怎麼做也做不完？工作前如果沒有做好事先規畫，最後必須花更多時間進行除錯與改正。所以，多花點時間做好事前計畫，你就能事事做得省時省力又輕鬆！
在辦公室裡，是不是常常覺得工作做不完，一定要加班才能完成？或覺得工作愈做愈多，無法收尾？
你有沒有想過，自己究竟在忙什麼？
「時間管理的殺手，就是沒有計畫，」長宏專案管理顧問公司總經理周龍鴻說。
※多做計畫，避免天天救火
每天要做的事，可分成4種：急迫又重要、急迫但不重要、重要但不急迫，不重要也不急迫。多數人會先做「急迫又重要」的事，往往「重要但不急迫的事」會因為一直拖著沒有做，有天突然變成「重要且急迫的事」。這時候，你就得趕去救火，要是沒救到，就會出大麻煩。「大部分的人很忙，是因為把應該拿來做計畫的時間拿去做急迫的事，使做『重要但不急迫的事』的時間變成0。這會造成惡性循環：今天要救火是因為昨天重要的事情沒做，今天重要的事又因為去救火不能做，所以明天又會著火，愈燒愈大，」周龍鴻說。
如果一開始就想省下計畫（Plan），執行（Do）的時間或許會一樣，但卻要花很多時間檢核（Check），最後甚至無法行動（Action）。這就是某些企畫案只能用來交差了事，實際執行卻漏洞百出的原因。
想要簡化工作，必須做好明智的時間管理，把大部分時間都拿來做「重要但不緊急的事」。
※審慎評估，避免規畫失焦
「做計畫」並不是寫出厚厚的一本報告，而是一個「事先規畫」的概念。周龍宏說，很多人一開始就直接寫計畫（他稱之為「小P」），卻沒有經過評估（也就是「大P」），最後結果一定會失焦。比如說，老闆要你寫一份企畫案，你沒有問清楚老闆的目的，也沒請教專家或資深同事的意見（跳過了大P），回去就開始埋頭找資料（直接進入小P）。最後寫出一本不符老闆和客戶需要的企畫，只好來來回回修改，反而浪費更多時間。
周龍鴻是這套「P理論」的忠實信徒。從約定採訪時間到採訪當天，約有兩周。期間，他與記者通過2次電話、2次MSN與數封e-mail，擬出4個版本的訪談內容。「我把你當成我的客戶，我要提供對《經理人月刊》讀者有用的內容，加上採訪時間已很接近截稿日，如此也可以讓你容易寫出稿子，」他對記者說。萬一，你一直都忙著處理「急迫又重要的事」，沒時間做計畫，可以採取的策略就是「速戰速決」，省下一點時間思考。
「你有沒有想過，萬一你又掉了一次錢包，該怎麼辦？」周龍鴻從口袋裡掏出皮夾，抽出一張折得四四方方的A4紙張，上面是他的駕照、身分證等重要文件的影印。掉過一次皮夾後，他學會把所有證件正本留在家裡，只帶一張有照片的健保卡做為證明之用。「『掉皮夾』就像一個專案，結案後要把特別的學習經驗歸檔，這就是計畫的功用！」
一般人之所以缺乏執行力，是因為沒有高效率。周龍鴻建議用「大塊時間法則」，把每天要做的事分成「容易的事」與「重要的事」，每天至少要有連續120分鐘能專心做事，完全不受打擾。
先用前30分鐘完成「容易的事」（就是「急迫但不重要」或「不重要也不急迫」），像是回e-mail。時間一到，不管有沒有做完，就切到規畫專案之類「重要的事」上，如果做得起勁，超過90分鐘也無所謂。
每天下班前再「Check」，要是今天的「Do」有沒有做好，再調整明天的「Action」。只要能貫徹用PDCA拆解每一件事，就能用最有效率的方式，達成工作與生活的終極目標。
※如何用PDCA做人生與工作的時間管理？
PDCA不只可用來做平日的工作排程，小到每天哪幾個小時該做那件事，大到個人一生的目標規畫，都可以套用在PDCA的架構下，幫你做出最理想的分配，善用人生的每分每秒！
Step1：先擬定出自己的「人生目標」，並以此做為制定計畫的準則，讓每一個年度計畫都能符合自己預期的最終人生目標。
Step2：在確認人生目標後，將關於「工作」與「人生」所有的「年度計畫」列出來，並依照「重要性」「急迫性」及「成功機會」來給分數，最佳的給5分，最差的給 1 分。將3個分數相乘，分數最高者，為最優先執行的計畫。
Step3：在確定該先執行哪些計畫後，再將每個計畫都用PDCA來加以拆解，規畫出應做事項與工作內容。
Step4：在確定應做事項後，執行時，依照每周的進度或每天的體力分佈狀況，決定做事的時間。
Step5：最後，每件事都用「大塊時間法則」來執行。如此，就能確實掌握每件事的重要性，將時間做出最有效率的安排。
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